文字基础好，不一定能写好机关文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。为什么这样说呢？起草机关文稿固然离不开扎实的文字基础，包括怎样立意、怎样结构、怎样遣词造句等等，但光有这些还远远不够。作家、记者、语文教师们的文字基础好不好？当然好，但他们在其各自的领域尽可纵情发挥、占尽风骚，却未必能写好机关文稿。
这是因为，机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。而这种“把握”又非一朝一夕之功，要经过一定时间的观察、实践和积累才能完成。为此，有必要将机关文稿与其他文章的特点作一比较：
——作用不同。顾名思义，机关文稿是为领导活动和社会实践服务的，或作为决策的载体，或作为上呈下达的纽带，或作为工作实践的书面反映，因而具有较强的政治性、政策性和指导性、实用性。比如领导讲话和文件的作用，就是对某项工作或某项重大活动作出部署安排；调研报告的作用，是反映情况、分析问题、总结经验或教训，为决策提供依据。而其他文体如文学作品、理论文章、新闻报道等虽然都是为现实服务的，但都各自有其独特的作用，不可混为一谈。
——表达主体不同。机关文稿虽然由文字秘书执笔写作，但不能夹杂个人的感情色彩，不能由个人想怎么写就怎么写，而必须按照领导的意图，站在一级党政组织或一个部门的角度想问题和提出问题。当然，个人的思想觉悟水平、是非观念和好恶爱憎，会在写作过程中有所反映，但最终都得纳入正确的轨道，即充分体现党的路线方针政策，在政治上、立场上、方向上与上级保持一致，而不可能也不应该有个人的完全“自由”。退一步说，即使你在文稿中掺杂了某些个人的不同意见和看法，领导审稿把关时也会给你改掉。其他一些文体就不同了，文学作品可以直抒个人胸臆，学术研究文章可以坦陈一家之言，个人的情感和见解有着广阔的发挥空间。
——文章语气不同。人们常说机关文稿是“官样文章”，如果排除贬义的意思，或者它的确不存在那种令人讨厌的“八股调”，这一说法倒是不无道理的。有的同志进一步说：“官样文章”也就是“‘要’字文章”。意思是，机关文稿中“要”字出现的频率特别高，“要提高认识”、“要坚定信心”、“要真抓实干”、“要加强领导”等等。这也是情理之中的，因为领导讲话和文件都是用于对下级布置工作的，当然会更多地用到祈使式、号召式甚至是命令式语气。由此还决定了文意表达上的确定性，一就是一，二就是二